Ce document répondra, nous l'espérons, aux
différentes questions que vous ou votre enfant vous vous posez,
et vous permettra de préparer avec lui, ses vacances.
Nous restons à votre disposition pour toute question ou suggestion.
N'hésitez pas à
nous contacter.
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| Activités |
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Lorsque les activités sportives nécessitent un encadrement
spécialisée, elles sont encadrées par des animateurs
diplômés Brevet d’Etat, brevet fédéral ou
par des animateurs ayant obtenu une qualification bafa.
Pour certaines activités artistiques et culturelles (exemple : hip-hop,
percussions, tournage de mini-film…), l’AROEVEN fait appel à
des professionnels spécialistes de l’activité.
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| Age |
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| Les séjours AROEVEN sont organisés pour des jeunes de 6
à 20 ans. En fonction de chaque tranche d’âge l’AROEVEN
mettra en place un projet respectant les besoins et les envies des jeunes
(activités, période, destination, nombre de jours et de participants…) |
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| Agrément |
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| L’AROEVEN est une association loi 1901 ayant reçu
l’agrément Tourisme et ceux du Ministère de la Jeunesse et des
Sport et du Ministère de l’Education Nationale. |
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| Annulation |
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Toute annulation doit être signalée par lettre recommandée.
Quel qu'en soit le motif, les retenues s'organisent selon le barème suivant :
- jusqu'à 21 jours avant le départ, il sera retenu 35 € (frais de dossier)
- de 20 à 15 jours avant le départ, il sera retenu 30% du prix du séjour
- de 14 à 8 jours avant le départ, il sera retenu 50 % du prix du séjour
- moins de 8 jours avant le départ, la totalité du séjour sera retenue
Nous vous conseillons vivement de prendre l’assurance annulation que l’AROEVEN a souscrite auprès de la MAIF
Tout acompte ou solde non payé dans les délais prévus peut entraîner l’annulation sans préavis du séjour par l’AROEVEN. |
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| Assurances Responsabilité Civile |
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Les participants bénéficient des garanties MAIF au titre des dommages corporels, de la responsabilité civile et des dommages aux biens ainsi qu’à Inter Mutuelles Assistance (IMA) en cas de rapatriement. Les biens des jeunes sont garantis jusqu’à 548,82€, une franchise de 125€ (250€ en cas de vol dans ou sur un bateau ou véhicule) étant appliquée, nous déconseillons vivement d’emporter des objets et vêtements de valeurs pendant les séjours. Les espèces, titres et valeurs sont exclus de cette garantie. Tout préjudice occasionné volontairement par un jeune ne sera pas couvert.
La couverture d’assurance souscrite par l’AROEVEN auprès de la MAIF est mise à disposition de ses adhérents sur simple demande. |
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| Assurance Annulation Voyage |
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Nous vous conseillons de souscrire l'assurance annulation auprès de l'AROEVEN.
Cotisation de 3 % du prix TTC du voyage (minimum de 10€ par inscription)
Garanties : Remboursement sans limite d'âge des frais d'annulation avant la date de départ en cas de :
Maladie grave, accident grave invalidant ou décès de l'assuré, son conjoint, ses ascendants ou descendants y compris ceux de son conjoint.
Décès des frères, sœurs, beaux-frères, belles-sœurs de l'assuré.
Sont également garantis le licenciement économique de l'assuré ; les dommages matériels importants à la résidence principale ou secondaire de l'assuré.
Limites de garanties : les frais d'annulation de voyages sont couverts selon les conditions de vente du voyage avec un maximum de 6 000 € par personne.
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| BAFA |
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| Les animateurs présents lors des séjours AROEVEN sont titulaires
du BAFA (Brevet d’Aptitude aux Fonctions d’Animateur) : diplôme
délivré par le Ministère de la Jeunesse et des Sports. |
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| BAFD |
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| Le directeur responsable du séjour AROEVEN est titulaire du BAFD
(Brevet d’Aptitude aux Fonctions de directeur) : diplôme
délivré par le Ministère de la Jeunesse et des Sports. |
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| Bilan appréciation famille |
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| Le bilan d’appréciation famille est remis au jeune en fin de
séjour. Il est à retourner à l’AROEVEN par courrier ou fax. |
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| Contacts - comment avoir des nouvelles de mon enfant |
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Adresse et téléphone du centre
Ils figurent sur la lettre d’information aux familles. Le téléphone du centre n'est à utiliser qu'en cas d'urgence aux heures des repas. Pour les plus petits (jusqu'à 12 ans), il est vivement recommandé de leur écrire régulièrement et de leur fournir suffisamment d'enveloppes, avec du papier à lettre, libellées et affranchies à l'adresse des parents.
Service téléphonique d'information des parents :
L'AROEVEN met à votre disposition un service téléphonique qui a pour objectif d'informer les parents sur le bon déroulement du séjour auquel participe le jeune. Son principe est simple : le directeur du séjour, des animateurs, ou des jeunes enregistrent, par téléphone, les dernières infos sur le déroulement du séjour ou du trajet. Ces informations sont alors immédiatement disponibles pour les parents par téléphone.
Ce service permet facilement et rapidement, d'informer et de rassurer tous les parents concernés. Il est en libre service, 7 jours sur 7, 24 h sur 24 h, et demeure accessible depuis l'étranger. Ce service est mis à jour régulièrement.
Vous trouverez dans la lettre d'informations aux familles, un mode d'emploi parents (le principe est simple, il suffit de suivre les instructions et de se laisser guider). |
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| Convention (non valable pour les individuels) |
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| Une convention entre les Comité d’Entreprise et l’AROEVEN
est signée avant chaque séjour. |
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| Départ et Retour |
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Le lieu de départ et de retour des séjours est situé sur le parking de l’INSA campus de Beaulieu à Rennes.
Pour les voyages en train ou en avion les départs et retours seront organisés directement à la gare ou à l’aéroport.
L' AROEVEN de Rennes s'engage à encadrer le groupe de jeunes jusqu’au départ du dernier enfant. |
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| Effectifs |
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Pour chaque séjour, un nombre minimum et maximum d’enfants
est fixé par l’AROEVEN. Si le nombre minimum de jeunes par
séjour n’est pas atteint, l’AROEVEN sera dans
l’obligation de l’annuler et de rembourser les frais
engagés par les familles.
Un fois le nombre maximum d’enfants fixé atteint, l’AROEVEN
ne prendra plus d’inscriptions. |
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| Encadrement |
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| Durant le séjour les jeunes sont encadrés par 1 directeur BAFD
et son équipe d’animation (1 animateur BAFA pour 6 à
9 jeunes en fonction de la tranche d’âge et du type de séjour). |
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| Engagements AROEVEN |
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Avant le séjour l’AROEVEN s’engage à :
- Se réunir pour préparer le séjour et élaborer
le projet pédagogique
- Organiser l’accueil des familles le jour du départ et du retour
- Envoyer la lettre d’information et répondre à toutes les questions
Pendant le séjour l’AROEVEN s’engage à :
- Faire le point chaque journée dans un souci d’amélioration permanente
- Être dynamique, vigilant et à l’écoute de chacun
- Informer les familles par le biais de notre messagerie vocale
- Mettre en place des temps de parole avec les jeunes
Après le séjour l’AROEVEN s’engage à :
- Tenir compte de vos retours grâce à notre fiche appréciation famille
- Réaliser un bilan d’équipe pour améliorer nos prestations
- Évaluer tous les séjours (activité, destination, structure)
Si, pour une raison indépendante de l’AROEVEN, les conditions
d’hébergement, de transport doivent être modifiées,
l’association en informera immédiatement le participant et ne pourra être tenue pour responsable.
Une solution de remplacement serait alors proposée.
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| Engagements Familles |
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| Les familles s’engagent à fournir tous les documents utiles avant
le départ (fiche sanitaire, brevet de natation) et à régler
le solde du séjour. |
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| Fiche sanitaire |
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La fiche sanitaire devra être remise par la famille ou le responsable légal de l’enfant avant le départ. Ce document est indispensable car il permet à l’AROEVEN de disposer de toutes les informations nécessaires à la bonne prise en charge de l’enfant durant le séjour.
Pour éviter de vous démunir de votre carnet de santé, copier les pages du carnet de santé relatives aux vaccinations obligatoires en collectivité ou leurs contre-indications (certificat médical). |
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| Frais médicaux |
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Durant le séjour L’AROEVEN fait l’avance des frais médicaux,
d’hospitalisation ou pharmaceutiques. La famille s’engage à rembourser
l’AROEVEN sur facture. La feuille de soins sera délivrée en
échange de ce paiement.
Si vous bénéficiez de la CMU vous devez joindre une photocopie de
l'attestation de CMU avec le nom du jeune figurant dessus. |
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| Inscription |
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| L’AROEVEN fixe une date limite d’inscription et un nombre minimum
et maximum de participants. Les inscriptions sont enregistrées dans
l’ordre d’arrivée à l’AROEVEN. |
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| Interdits |
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DROGUE - ALCOOL :
Ces substances licites ou illicites sont strictement interdites dans le cadre
de nos séjours.
La possession, l'acquisition, la vente, le partage et/ou la consommation d'une de
ces substances sont interdites par la législation française.
Le non-respect de la loi sera sanctionné. La sanction pourra aller jusqu'au renvoi.
CIGARETTE :
Concernant la cigarette, il est formellement interdit de fumer dans l'ensemble des
locaux accueillant des mineurs.
Pour les ados (plus de 15 ans) une autorisation des parents pourra être
demandée pour laisser l'ado fumer.
En outre, il s'agira d'une autorisation restreinte et encadrée (certaines
heures autorisées et certains endroits uniquement).
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| Journée rencontre AROEVEN |
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Rendez-vous le 6 juin 2010 pour la "Journée rencontre AROEVEN" !
Jeunes, Parents, Directeurs, Animateurs et Responsable AROEVEN...
Cette journée sera l'occasion pour tous de se rencontrer et de
s'informer avant les départs de cet été :
Rencontrer les équipes d'animation de chaque séjour
Poser toutes les questions pratiques liées au départ des jeunes
Etablir un premier contact avec les autres jeunes du séjour
Mais aussi... Découvrir notre association de plus près en
rencontrant les personnes qui la font vivre au quotidien : sécrétaires,
bénévoles et dirigeants.
Et sûrement... Retrouver des copains et des animateurs rencontrés
les années précédentes ! |
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| Lettre d'informations aux familles |
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| Vous recevrez au moins 15 jours avant le départ la lettre
d’informations séjour précisant les modalités de
départ, le trousseau, les coordonnées pour joindre votre enfant
durant le séjour, le numéro du sereur vocal, la descritpion du
séjour, des activités, de l'itinéraire pour les
séjours itinérants, les coordonnées du centre ou des campings, etc. |
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| Modification ou Annulation par l’AROEVEN |
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L'AROEVEN se réserve le droit d'annuler ses séjours si ceux-ci
n’ont pas atteint 75% de l’effectif prévu.
Si le séjour auquel votre enfant est inscrit ne peut avoir lieu, l'AROEVEN
vous préviendra au plus tard 21 jours avant le départ et proposera,
dans la mesure du possible, une formule de remplacement.
Si, pour une raison indépendante de la volonté de l'AROEVEN, les
conditions d'hébergement, de transport doivent être modifiées,
l'Association en informera immédiatement le participant. De même, si
une activité dominante ne peut être pratiquée, l'AROEVEN s'engage
à remplacer celle-ci par une activité compensatrice.
Dans ces deux cas, le participant pourra décider :
- soit d'annuler son séjour et la totalité des acomptes versés
à l'AROEVEN lui sera remboursée sans autre indemnité,
- soit d'accepter les propositions qui lui sont faites en l'état et sans
autre recours ultérieur possible.
Toutes modifications
d'horaires de départ et de retour (interdiction de rouler, horaires ou jour
modifié par la SNCF ou les compagnies de transport...) indépendantes
de notre volonté ne remettent pas en cause les engagements pris à
la signature du bulletin d'inscription. |
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| Participant |
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| Les séjours organisés par l’AROEVEN hors catalogue
sont ouverts aux enfants de salariés de Comités d’Entreprise
de 6 à 18 ans. Depuis plusieurs années l'AROEVEN ouvre ses
séjours à l'accueil d'enfants et de jeunes handicapés.
Afin de réussir leur insertion, cet accueil est limité.
Une demande écrite devra être effectuée par le responsable
et par l'établissement spécialisé qui aura établi
que le handicap est compatible avec le séjour choisi. |
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| Photos |
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| Les photos ou vidéos prises pendant le séjour pourront
être utilisées (brochures d’informations, catalogues, site
Internet…) sans qu’aucune compensation ne puisse être
réclamée à l’AROEVEN. |
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| Prix |
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Les prix s'entendent tout compris : hébergement, repas, voyage depuis
Rennes, activités, encadrement, assurances (sauf assurance personnelle
annulation),frais de dossier (prix arrêtés sous réserve de
modification de la législation Jeunesse et Sports sur l'encadrement des
activités et de la fiscalisation des associations).Nos prix sont forfaitaires :
aucun remboursement ne pourra avoir lieu si le jeune n'a pas utilisé une
prestation (ex : arrivée directe au centre).Ces prix pourront être
modifiés en fonction de la valeur des changes ou du coût des transports.
Aucun jeune ne pourra être admis dans nos séjours si l'AROEVEN n'est
pas en possession des autorisations légales (activités et intervention
médicale)remplies et signées, au moment du départ. |
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| Projet pédagogique |
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| Avant chaque séjour organisé par l’AROEVEN le directeur
et son équipe d’animation se réunissent pour la préparer
et mettre en place du projet pédagogique du séjour. Celui ci
répond au projet éducatif de l’AROEVEN (Laïcité,
Respect et Confiance, Dialogue et Ecoute, Autonomie et Vie collective,
Activités et Découverte, Informations et Relations avec les familles). |
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| Repas |
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4 repas sont servis quotidiennement : Le petit déjeuner, le déjeuner,
le goûter et le repas du soir.
Pour les enfants de moins de 10 ans, un adulte par table aide au service et veille
à ce que chaque enfant se serve en quantité suffisante.
Important : Nous respectons tout régime alimentaire
signalé et veillons à ce que l'enfant ait un plat de remplacement
lui convenant.
En camping, le groupe de jeunes participe à l'élaboration des menus,
à l'achat des denrées et à la préparation des repas.
Les budgets et moyens mis à disposition permettent d'assurer un niveau de
qualité et la quantité nécessaire aux jeunes.
En cas de départ le soir, nous vous demandons de prévoir un pique-nique pour le repas du premier soir. |
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| Renvoi d’un participant |
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Tout manquement grave aux règles élémentaires de la vie
de groupe et aux consignes données par le directeur pourra entraîner
l'exclusion d'un participant. Elle sera sans appel. Les parents, le tuteur légal
ou les personnes responsables légalement de l'enfant seront alors
prévenus personnellement dans les plus brefs délais.
Attention : dans ce cas, tous les frais de rapatriement
occasionnés, y compris ceux de l'accompagnateur seront à la charge
du responsable légal de l'enfant, et aucun remboursement du séjour,
même partiel, ne sera effectué. |
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| Réclamations |
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| Les réclamations concernant les séjours devront être
adressées par lettre recommandée à l'AROEVEN dans un
délai de trente jours après le séjour. |
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| Retard |
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| Toutes modifications d’horaires de départ et de retour
indépendantes de la volonté de l’AROEVEN ne remettent
pas en cause les engagements pris à la signature du contrat. |
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| Soins durant la colo (Soins, traitements, accidents) |
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Chaque séjour dispose d'un animateur assistant sanitaire chargé
de veiller sur la santé des jeunes et de faire appel à un médecin,
au moindre problème.
Pour les enfants ayant un traitement médical ou un régime particulier
à suivre pendant le séjour, joindre obligatoirement aux médicaments
dans leur emballage d’origine (nom de l'enfant inscrit sur ces derniers), une
copie de l'ordonnance récente afin de suivre la prescription médicale.
Les frais médicaux :
Nous avançons le règlement des frais médicaux et pharmaceutiques.
Le remboursement est ensuite demandé au responsable de l'enfant qui reçoit
alors les justificatifs (feuille de soin et ordonnace) destinés à la
Caisse d'Assurance Maladie.
Si le jeune est couvert par la C.M.U. merci de joindre une copie de l'attestation de
C.M.U. comportant le nom du jeune.
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| Trousseau, que mettre dans la valise ? |
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Une liste indicative de ce qu'il faudra mettre dans la valise ou le sac (suivant les séjours) de votre enfant vous sera expédiée à l’inscription.
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