Dossier « Locaux »
  Contrat de location.
  Registre de sécurité et d’incendie (ou passage de la commission de sécurité datant de moins de trois ans).
  État des lieux, inventaire et relevé des compteurs.
  Liste des personnes à contacter en cas d’accident ou de problèmes techniques.
  Plan de sécurité et consignes d’incendie.

Dossier « Sanitaire »
  Cahier d’infirmerie.
  Fiche sanitaire de liaison.
  Feuille de soin et ordonnance.
  Carte de sécurité sociale européenne dans les cas de déplacements à l’étranger.
  Certificat médical pour la pratique des activités l’exigeant.

Dossier « Budget - Comptabilité »
  Double du budget.
  Classeurs factures.
  Cahier de comptabilité et de gestion financière.

Dossier « Économat »
  Cahier de comptabilité journalière alimentaire et de gestion des stocks.
  Un dossier fournisseurs pour proposition de prix, bons de commande, bons de livraison.
  Liste des menus du séjour.
  Cahier des contrôles effectués selon la méthode HACCP.
  Plan de nettoyage des cuisines et lieux d’entreposage des denrées alimentaires.

Dossier « Assurance »
  Double des attestations et polices d’assurance (locaux, responsabilité civile, véhicules).
  Formulaire de déclaration d’accident.

Dossier « Personnel »
  Double des contrats de travail et autorisations parentales pour les mineurs.
  Formulaire de la Sécurité Sociale pour les déclarations d’accident du travail.
  Certificats médicaux du personnel.
  Originaux des diplômes des animateurs et du directeur (BAFD, BAFA, AFPS, BE, BSB..).
  Copie des diplômes des intervenants spécialisés.
  Livret de formation des stagiaires (certificat de session de formation générale).
  Récépissé de D.U.E.
  Liste du personnel

Dossier « Jeunesse et Sports »
  Double de la déclaration du centre.
  Double de la fiche complémentaire.
  Instructions départementales de la Jeunesse et des Sports.
  Projet éducatif de l’organisme.
  Projet pédagogique du directeur.

Dossier « Activités »
  Doubles des correspondances et des contrats avec les prestataires d’activités.
  Inventaire du matériel.
  Planning prévisionnel des activités du séjour.
  Projets d’animation.
  Itinéraires des groupes effectuant des randonnées.
  Cahier de sorties du centre.

Dossier « Participants »
  Fiches d’inscriptions.
  Cahier de présence (nom et prénom, dates d’arrivée et de départ).
  Documents relatifs au transport